Diagnostiek in deze coronacrisis. Hoe blijf je je dagelijkse werk vorm geven?

Verhoogde betrokkenheid

Nienke: "Onze gebruikers werken actief met mij aan de telefoon in het systeem en dat verhoogt de betrokkenheid. Mijn indruk is dat ze op deze manier sneller en beter vertrouwd raken met de CompetenSYS diagnostiek. Daar ben ik blij mee, want het helpt hen in de ondersteuning van cliënten. En daar is het ons om te doen ”. De training en certificering voor onze Loonwaardemethodiek organiseren we met videobellen. Voordeel hierbij is dat we de beeldschermen kunnen delen en cursisten kunnen direct meegenomen worden in de rekenmethodieken.

De basis op orde houden

Het diagnosticeren op afstand heeft verschillende voordelen. “Ik hoor van consulenten dat het prettig is om op deze manier hun cliënten te ‘zien en horen’. Velen zijn eenzaam met ineens zoveel afstand in onze maatschappij, dan maakt telefonisch contact soms echt een verschil. Cliënten reageren hier bijzonder goed op, vertellen consulenten. Het contact is dus fijn voor beide partijen. Daarnaast houden consulenten met het diagnosticeren op afstand hun ‘basis op orde’. Door de crisis neemt de cliënteninstroom toe. Dan is het wel zo prettig dat je je huidige bestand goed in kaart hebt (bestandsanalyse). Daarom nemen veel consulenten de moeite om het proces anders in te richten, zodat ze dit werk wel blijven doen,” schetst Jolijn.

Cliënten op afstand ondersteunen

Nienke: “Het was even schakelen de afgelopen periode maar net als Jolijn merk ik dat er nog veel mogelijk is op afstand! In plaats van de normale setting waarin ik meerdere gebruikers tegelijkertijd train in ons systeem en onze Loonbalansmethodiek, organiseren we dit bij een aantal trainingen nu individueel via de telefoon. Ik merk dat de focus en aandacht van consulenten daarbij scherp is. Ze werken actief met mij aan de telefoon in het systeem en dat verhoogt de betrokkenheid. Mijn indruk is dat ze op deze manier sneller en beter vertrouwd raken met de CompetenSYS diagnostiek. Daar ben ik blij mee, want het helpt hen in de ondersteuning van cliënten. En daar is het ons om te doen”. De trainingen organiseren we met videobellen. Voordeel hierbij is dat we de beeldschermen kunnen delen en cursisten live kunnen meenemen in de diverse casuistiek.

Loonwaardemetingen op afstand toegestaan

“Het proces van loonwaardemetingen verloopt anders dan het diagnoseproces dat Jolijn beschrijft, maar kan evengoed op afstand. Dat beamen de consulenten die ik begeleid en ik merk het zelf in de loonwaardemetingen die ik uitvoer. Het grootste verschil is dat je het werkplekbezoek overslaat op dit moment. Normaliter is dit een harde voorwaarde maar in deze crisissituatie besloot het ministerie dat dit mag. Daardoor kun je loonwaardemetingen telefonisch doen. Met als voorwaarde dat die meting maximaal zes maanden geldig is. Daarna moet het opnieuw met wél dat werkplekbezoek. Met loonwaardemetingen maken werkgevers aanspraak op subsidies, daardoor blijft die uitvoering ook in deze tijd belangrijk. Wij verrichten de metingen voor organisaties die minder capaciteit in huis hebben en begeleiden organisaties die zelf metingen uitvoeren,” vertelt Nienke.

Telefonische diagnose in stappen

Jolijn: “Voor het stellen van diagnoses gaat mijn voorkeur in een aantal gevallen uit naar bellen in plaats van beeldbellen. Sommige cliënten ervaren beeldbellen soms als hoogdrempelig en stressvol: heb ik het juiste programma, hoe werkt het, zien ze mijn leefomgeving? Mijn belangrijkste tip is om via de telefoon vooral een fijn gesprek te voeren. Vraag eerst hoe het gaat en maak ruimte voor contact. Dat duurt via de telefoon iets langer dan als je elkaar ziet. Vertel daarna kort wat je bedoeling is, maak afspraken en vat alles samen. Beschikt de cliënt over een computer, dan stuur je een link naar de vragenlijst die hij of zij invult in het klantportaal. Op basis daarvan voer je een telefonisch diagnosegesprek. Normaal gesproken vult de cliënt die vragenlijst in tijdens een groepsbijeenkomst. Het is een goede voorbereiding, maar als de cliënt niet beschikt over een computer, sla je deze stap over.”

Belangrijke rol weggelegd voor werkgevers

Nienke: “We merken voor de loonwaardemetingen -om de redenen die Jolijn als schetste- dat het prettig is om werknemers telefonisch te spreken. Natuurlijk mis je wel het met eigen ogen zien hoe een werknemer fungeert op z’n werkplek. Dit ondervang je deels door via de telefoon goed door te vragen. Vaak zijn werknemers gespannen voor dit gesprek. Ze overzien niet helemaal wie ze precies spreken en waarvoor. Want uiteindelijk is een loonwaardemeting vooral relevant voor werkgevers.”

“Onlangs voerde ik gesprekken met werknemers die goed op het gesprek waren voorbereid door hun werkgever. Dat scheelde enorm! Die gesprekken waren meer ontspannen, waardoor ik een beter beeld kreeg van het functioneren van de werknemers. Werkgevers vervullen dus ook in de voorbereiding een belangrijke rol. Het contact met hen is in tegenstelling tot werknemers prettiger via beeldbellen, merken we. Zo voer je gemakkelijker het juiste gesprek en verzand je niet in discussies die soms ontstaan in gesprekken over loonwaarde. Het doel is om samen met de werkgever het complete plaatje helder te krijgen van het functioneren van de werknemer. Om aan de hand daarvan een gedegen loonwaardemeting te kunnen uitvoeren en zo tot de arbeidsprestatie van de werknemer te komen.” aldus Nienke.

Wat er al dan niet verandert

Kortom, volgens de ervaringen van Nienke en Jolijn is het op afstand ondersteunen van cliënten en uitvoeren van diagnoses en loonwaardemetingen, zonder noemenswaardig kwaliteitsverlies goed mogelijk. Leiden de inzichten in deze periode volgens hen tot blijvende veranderingen? Nienke: “Hoewel in mijn ervaring het één op één trainen van gebruikers hun focus verhoogt, houden we bij groepen de voorkeur voor trainen op locatie. Het is wat mij betreft wel een goede optie voor de toekomst. Tenslotte werkt CompetenSYS door heel Nederland, van Groningen tot Maastricht.”

Jolijn: “Bij het diagnosticeren van cliënten denk ik dat we door de huidige ervaringen het diagnosticeren via de telefoon vaker als alternatief kunnen inzetten. Bijvoorbeeld bij cliënten met pleinvrees of een andere beperking, waardoor een gesprek in levenden lijve lastig is. Het is wat mij betreft een aanvulling. Niet voor niets roepen we als CompetenSYS altijd: het beste systeem is mensenwerk!”