Matchen in een krappe arbeidsmarkt: 5 meest gemiste kansen op een rij

Kans 1

Haal klantkennis uit hoofden van professionals

“We horen regelmatig de uitspraak ‘we kennen onze klanten wel’ en daarin schuilt een grote gemiste kans. Want hoe belangrijk de kennis tussen de oren is, die is niet deelbaar en objectief. Als we doorvragen, blijkt het vooral te gaan om kennis van cliënten die men de afgelopen periode sprak/zag. In onze ervaring zijn dit niet per definitie de meest kansrijke cliënten. Van cliënten die wat langer buiten beeld zijn, is er nauwelijks of geen parate kennis. Een krappe arbeidsmarkt -wat ons betreft elke situatie- vraagt om objectieve en actuele kennis van je hele bestand met cliënten.”

“Zeker nu staan werkgevers open voor andere opties, zoals mensen met hun eigen verhaal en een afstand tot de arbeidsmarkt. Maar als ze dan vragen om een lijst met de 10 meest kansrijke cliënten, dan blijkt dat zo uit ’t hoofd toch lastig. Bovendien is het mooier als je proactief aan werkgevers een lijst aanlevert met de -volgens objectieve maatstaven- 10 meest kansrijke cliënten. We horen regelmatig van werkgevers dat ze wel eens om zo’n lijstje vragen maar deze niet ontvangen. Kortom, vertaal alle cliëntkennis uit de hoofden van klantmanagers naar een systeem. Je maakt het daarmee objectiever en gemakkelijker deelbaar. Dat verhoogt je kansen op succesvolle matching.”

Kans 2

Match procesmatiger, houd bestanden actueel

“Als gemeenten de eerstgenoemde kans benutten en hun cliënten met actuele gegevens en een diagnose in een systeem zetten, zijn ze er nog niet… Men vergeet niet zelden om capaciteit te zetten op het actueel houden van dat bestand. Immers, in pakweg twee maanden kan een cliëntsituatie behoorlijk veranderd zijn. Veel klantmanagers werken parttime en het is voor gemeenten behoorlijk schakelen in deze ‘nieuwe taken’. Eerst draaide het vooral om het op tijd betalen van de uitkeringen, nu begeleiden gemeenten cliënten naar passend werk. Echt een andere tak van sport.”

“Het is al een hele stap als het hele cliëntbestand in een systeem staat. Logisch dat de bijbehorende stap, het actueel houden van dit bestand, er vaak bij in schiet. Wij maken het onze klanten graag zo gemakkelijk mogelijk dus ons systeem helpt hen al een eind op weg door actief te wijzen op acties. Maar een systeem alleen is niet zaligmakend, het vormt altijd een team met de professional. Dus moet een klantmanager de wijzigingen zelf doorvoeren en de diagnose bijstellen. Als gemeenten dit opnemen in hun werkproces, wordt deze belangrijke taak een vanzelfsprekend onderdeel van het werk.”

Kans 3

Verbind klantmanagers en werkgevers via matchers

In de praktijk zien we dat werkgevers, matchers en klantmanagers te weinig hun handen ineen slaan, terwijl juist zij er samen voor zorgen dat een cliënt terechtkomt op een passende werkplek. Hoe meer zij samenwerken, hoe groter de kans op een succesvolle, duurzame plaatsing! Als matchers de klantmanagers en werkgevers goed uitvragen en die uitkomsten verbinden, wordt het matchen stukken eenvoudiger en succesvoller. Waarom gebeurt dit te weinig? Vaak is het een kwestie van tijdgebrek en staat het niet hoog op de prioriteitenlijst. Toch is het belangrijk om uit te vragen, bijvoorbeeld in een telefoontje van 5 minuten! Met aannames is het risico op gemiste kansen aanzienlijk. En da’s gewoon jammer. De krappe markt stimuleert het benutten van deze mooie kans.”

Kans 4

Investeer in de relatie met werkgevers

“Cliënten begeleiden naar een passende werkplek vraagt om een investering in de relatie met werkgevers. Uit onze ervaring blijken korte contactmomenten ideaal, dus regelmatig even koffie drinken. Vooral als er niet direct een aanleiding is. Werkgevers waarderen dit, willen je leren kennen en zullen die investering belonen door je iets te gunnen. Als matcher wil je een duurzame oplossing voor je cliënt en werkgevers willen een duurzame relatie met jou. Zodat ze bij je terecht kunnen als er iets is en op je kunnen bouwen. Als zij je beter kennen en daarvan overtuigd zijn, gaan ze het avontuur met je aan en vind je samen in een krappe markt toch die passende plek voor je cliënt.”

Kans 5

Kijk voorbij de gemeentegrenzen

“De meeste klantmanagers en matchers speuren binnen hun gemeentegrenzen naar passende vacatures voor cliënten. Klinkt logisch. Maar wat als jouw cliënt nou perfect past bij een vacature net buiten jouw gemeente? Volgens de wet is een reistijd van maximaal anderhalf uur enkele reis naar het werk acceptabel. Dat betekent vrijwel alle gevallen dat het loont om voor je cliënt eens buiten je gemeentegrenzen te kijken! Hoe doe je dat dan en hoe ga je in zulke gevallen zorgvuldig om met de privacygevoelige gegevens van je cliënt? In onze ervaring lopen de eerste contacten tussen gemeenten onderling via de klantmanager. Op die manier kunnen zij samen eerst verkennen hoe groot de kans op een succesvolle, duurzame matching is. Het is een kwestie van goede afspraken maken, maar elke gemeente zit in hetzelfde schuitje dus waarom zou je elkaar niet verder helpen? Als je beide in een systeem of in hetzelfde systeem werkt, wordt het afstemmen nog (veel) eenvoudiger en veiliger. Op deze manier creëer je ‘ineens’ meer kansen in een krappe markt. Mooi toch?”

TIP! Eenvoudig communiceren met cliënten, ketenpartners en werkgevers

De CompetenSYS app

Om bovenstaande kansen op een efficiënte wijze te benutten hebben wij een handige tool ontwikkeld in de vorm van de CompetenSYS app. Via de app én opgemaakt in de eigen huisstijl van de opdrachtgever, kun je eenvoudig informeren, communiceren en matchen. Vooral het informeren van en communiceren met cliënten is van toegevoegde waarde. Zo ook voor de gemeente Veenendaal waar de app Veenendaal Werkt! alweer ruim een jaar onderdeel uitmaakt van het werkproces. Ben je benieuwd naar het volledige verhaal achter de pilot in Veenendaal? Lees dan het hele artikel.